Digitale Patientenakte: Im Interview mit Frau Dr. Caroline Köllner-Holzheu

Die digitale Transformation des Gesundheitswesens hat bereits einige wichtige Meilensteine passiert und ist längst noch nicht abgeschlossen. Im Gegenteil: Sie scheint gerade erst Fahrt aufzunehmen. Mit der Einführung von KIM, der Kommunikation im Medizinwesen, wurde eine wichtige Voraussetzung für alle weiteren Digitalisierungsmaßnahmen geschaffen, wie etwa für die eAU oder das eRezept.

Der entscheidende Faktor in dieser erneuten Hochphase der Digitalisierung ist die Vernetzung von Datenquellen, Endgeräten und Menschen. Das Ergebnis sind sinkende Kosten, effizientere Abläufe, mehr Transparenz und zufriedenere Patienten.

Digitalisierung bedeutet Prozesse neu zu denken

Die Realität in vielen Praxen sieht immer noch vielfach anders aus. Oft wird hier noch doppelt gearbeitet: handschriftlich in der traditionellen Papierkarteikarte ­- digital in den modernen Praxisverwaltungssystemen. Das liegt nicht an eingefahrenen Strukturen und alten Denkmustern. Vielmehr ist oft der Vorteil bei vielen digitalen Alternativen geringer als vorab vielleicht versprochen und nach anfänglicher Euphorie ist das neue Tool, das alles besser machen sollte, wieder ad acta gelegt.

Wenn wir über Digitalisierung sprechen, geht es nicht darum, einen bestehenden analogen Prozess eins zu eins vom Papier zum Beispiel aufs Tablet zu übertragen. Ganz im Gegenteil: Effizienz und Ressourcengewinnung schafft man erst durch ein Neudenken der vorhandenen Wirklichkeit. Diese Tatsache macht eine echte digitale Transformation für Teams und Zahnmediziner:innen so spannend, aber auch mühsam und anstrengend. Denn wir wissen: Das neue Aneignen von Arbeitsaufläufen benötigt vorrangig Zeit und den eigenen Willen.

Ein Erfahrungsbericht

Eine Zahnärztin, die diesen Schritt gemacht hat, ist Frau Dr. Caroline Köllner-Holzheu aus Erfurt. Sie hat konsequent die analoge Papierkarteikarte im handlichen A5-Format aus Ihrer Praxis verbannt und damit folglich auch alle angrenzenden Prozesse stringent neu aufgesetzt. Wir haben nachgefragt:

Wie ist Ihre Praxisgründung in Erfurt gestartet?

Moin, ich bin Caroline Köllner-Holzheu und habe im Juni 2017 ganz spontan und recht kurzfristig die Zahnarztpraxis meines Vaters in Erfurt übernommen. Aufgrund einer schweren Erkrankung meines Vaters stand ich von heute auf morgen mit der Praxis da, samt zwei Zahnmedizinischen Fachangestellten und vielen treuen Patientinnen und Patienten: Zu der Zeit war ich im 5. Monat schwanger mit Tochter Nr.3.

Nach langen schlaflosen Nächten und Abwägungen des Für und Wider dieses wichtigen Schritts, habe ich mich gewagt und JA gesagt. JA zu einer Traditionspraxis mitten in Erfurt, JA zu zwei motivierten ZFAs, JA zu tollen Patienten und vor allem JA zu viel altem Krempel in einer fast 30 Jahre alten Zahnarztpraxis. Denn die Praxis war leider schon in die Jahre gekommen, altersentsprechend wenig frequentiert und voll mit alten Artefakten, wie einem analogen Röntgengerät und hunderten akribisch gepflegten Karteikarten in Blau und Rosa.

Dieser Start klingt nach allem anderen als nach digitalem Aufbruch. Wie müssen wir uns Ihren damaligen Arbeitsalltag vorstellen?

Der gesamte Praxisablauf war geprägt von Suchen, Sortieren und Hin- und Hertragen von Karteikarten. Die eigentliche Behandlungsdokumentation und Befundaufnahme erfolgte gezwungenermaßen handschriftlich direkt im Behandlungszimmer. Es gab einen PC an der Rezeption. Dort wurden die Mitschriften aus dem Zimmer durch eine Zahnarzthelferin in das zahnärztliche Softwareprogramm übertragen. Doppelt hält besser, so die Devise meines Vaters.

Ich fuchste mich so nach und nach in mein neues Leben als Praxisinhaberin ein. Dabei wurden viele Hürden nacheinander überwunden, während der Bauch weiter wuchs. Nach einer kurzen Auszeit durch die Entbindung kehrte ich zurück an den Behandlungsstuhl.

Es sprach sich herum, dass die „Tochter von“ die Praxis übernommen habe. Viele Stammpatienten hielten mir die Treue, aber noch mehr Neupatienten wurden Dank Empfehlungen und Social Media auf mich aufmerksam.

Das Terminbuch füllte sich und meine Arbeitszeit war ausgelastet. In den Behandlungszimmern stapelten sich die Karteikarten immer höher. Was am Abend blieb, waren viele handschriftliche Einträge, die geschrieben werden wollten, mit ausführlichen Texten zu Behandlungsschritten samt entsprechenden Abrechnungspositionen. Einen freien Abend gab es kaum mehr und die rechte Hand schmerzte vom vielen Schreiben.

Diese Zeit der Dokumentation, die natürlich unerlässlich und enorm wichtig ist, raubte mir wertvolle Stunden mit meiner Familie – eine Änderung in den Strukturen musste her.

Was war Ihnen besonders wichtig bei der Planung neuer Strukturen?

Ich wollte Arbeitsabläufe in der Praxis schaffen, die strukturiert, optimiert und ohne großen Zeitaufwand vonstattengehen. Jede einzelne Teamrolle sollte von dieser Änderung profitieren. Mir war es wichtig, dass wir nicht einfach Papierformulare durch PDF-Dokumente ersetzen, sondern die Praxis sollte als lebendige Organisationseinheit besser werden. Die Digitalisierung der gesamten Praxis stand nun auf meiner Agenda. Die Suche nach dem für mich passenden Softwareprodukt begann im Juli 2020.

Durch Corona verschob ich den ganzen Prozess auf Anfang 2021 in dem Wissen, dass dies eine echte Mammutaufgabe werden würde.

Es waren alle Bereiche der Praxis von den Maßnahmen betroffen. Dazu gehörten ein Teil-Umbau der Praxis, die Verlegung von Datenkabeln, ein digitales Röntgengerät, ein neuer kleiner Server, All-in-One PCs in allen Behandlungszimmern und natürlich auch eine neue, innovative Praxissoftware – teemer!

Wie können wir uns, neben den baulichen Maßnahmen und der Platzierung der Technik, so einen Softwarewechsel vorstellen und wie sind Sie die alte Papierkartei schlussendlich losgeworden?

Eine konsequente Umstellung funktioniert nur mit motivierten Mitarbeitern und natürlich mit der sorgfältigen Sichtung von über 7000 Karteikarten. Der Projekterfolg hängt maßgeblich davon ab, dass das Team den Mehrwert der gesamten Maßnahmen ebenfalls erkennt und mitträgt. Vier ZFA‘s gehörten seit Anfang 2021 zu meinem Team und alle haben mitgemacht und mich in meinem Vorhaben voll unterstützt. Wir bekamen vorab einen Projektplan von teemer. Stichpunktartig arbeiteten wir alle erforderlichen Vorarbeiten zur Individualisierung unseres neuen Softwareprogramms ab. Durch die Besonderheit, dass teemer cloudbasiert ist, konnte ich auch viel von zu Hause aus in den Abendstunden erledigen. Parallel dazu gab es in Zeiten von Corona natürlich auch Online-Schulungen, in der uns das neue Programm im Detail erklärt wurde. Hier lag das Augenmerk im Wesentlichen auf der modernen Systemstruktur von teemer, die sich schon erheblich von altbekannten Programmen unterscheidet. Bereits bestehende Patiententermine für das fortlaufende Jahr wurden manuell in unser neues digitales Terminbuch übertragen und Patienten wurden mit neuen Karteinummern in teemer angelegt. Ich habe mich bewusst gegen eine mögliche Datenübernahme aus unserem Altsystem entschieden. Die Möglichkeit, sich von unnötigem Datenballast zu befreien, ist einfach einmalig. Patientenkarteien mit laufenden Behandlungen aus 2019 wurden separat in Kartons alphabetisch sortiert und in meinem Büro gelagert. Alle anderen Karteikarten wurden gemäß den geltenden Aufbewahrungsfristen archiviert. Fleißarbeit für das gesamte Team, täglich neben der Behandlung unserer Patienten. Am 11.01.2021 war es dann so weit: Unser „Go-Live“ mit teemer stand an. Ab jetzt waren wir offiziell online unterwegs und die ersten Versichertenkarten wurden eingelesen. In der gesamten ersten Arbeitswoche wurden wir coronakonform am Telefon begleitet, unterstützt und angeleitet. Unsere zuständige Betreuerin Frau Weidhase war auf dem Rezeptions-PC aufgeschaltet und konnte jeden unserer Klicks verfolgen.

Es war für alle viel Arbeit, aber ich würde es immer wieder so machen!

Wie haben sich denn nach der Umstellung konkret Ihr Arbeitsalltag und der Ihres Teams verändert?

Von nun an war der arbeitsintensive Irrsinn der doppelten Karteikartenführung beendet. Die Zeitverschwendung mit dem aufwendigen Schreiben der Karteikarten und dem zusätzlichen Dokumentieren in das Softwareprogramm ist seitdem Vergangenheit. teemer hat so viele Prozesse effizienter gemacht. Ich habe etwa Dank der digitalen Wartezimmerübersicht immer den perfekten Überblick über die aktuelle Situation in der Praxis. So kann ich mich auch von zu Hause aus bestmöglich auf den kommenden Arbeitstag vorbereiten. Alles über unsere teemer-App via iPhone oder iPad. Papier wird eingespart, die Anamnese und die Patientenaufklärung werden via Tablet ausgefüllt und unterzeichnet. Auch fotografieren wir unter anderem aktuelle Zahnsituationen zum späteren Vergleich oder auch lange Medikamentenlisten für die Patientenakte mit dem iPad. Alles ist sofort beim richtigen Patienten hinterlegt. Es passieren keine Übertragungsfehler und ein unbeabsichtigter Verlust der Dokumente ist ausgeschlossen. Das Beste ist, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig in einer Patientenakte arbeiten können, ohne dass etwas überschrieben werden kann. Auch können Dokumente easy mit den Patienten geteilt werden – in Zukunft via KIM. Unsere Dokumentation erfolgt zügig während der Behandlung durch vorab angelegte Leistungs- und Textkomplexe. Am Ende des Tages nutze ich das Tagesprotokoll zur kurzen Kontrolle aller Einträge. An stressigen Tagen kann ich dies am Abend auf dem Sofa erledigen, wenn die Kinder bereits schlafen. Nach fast einem Jahr teemer werden wir jetzt zum Jahreswechsel die letzten analogen Karteikarten archivieren. Alle relevanten und laufenden Behandlungen sind digitalisiert. Ich könnte noch viele weitere positive Veränderungen nennen, die wir als Team gemeinsam umgesetzt und adaptiert haben. Es ist einfach eine allumfassende Transformation.

Vielleicht haben Sie zum Schluss noch drei Tipps für alle Praxisinhaber:innen, die auch diesen Schritt gehen möchten oder die eine analoge Praxis übernehmen.

Diesen Schritt mit arbeits- und zeitaufwendiger doppelter Karteikartenführung aufzugeben kann ich allen Praxisinhaber:innen einer Bestandspraxis nur empfehlen, egal welchen Alters. Es ist ein Schritt in die Zukunft, gerade jetzt, mit der Einführung von KIM und weiteren digitalen Prozesse.

Meine drei Tipps, die eine Umstellung erleichtern:

  1. Lasst das Team an eurer Entscheidung von Anfang an teilhaben, nehmt sie mit „an Bord“, delegiert Aufgaben und nehmt Verbesserungsvorschläge eures Teams an.
  2. Habt keine Scheu vor dem Arbeitsaufwand, der zum Anfang jedes Change-Prozesses anfällt. Investiert einmal die Zeit in die Pflege eurer neuen Prozesse. Die Wahl der passenden Software ist hier entscheidend. Für mich ist das teemer, eine All-in-One-Lösung, die intuitiv und smart ist.
  3. Verliert niemals die gute Laune und die Freude an eurem Beruf: Stress kommt nicht von der Arbeit, sondern von der Einstellung zur Arbeit. (Zitat Verena Faden, Team & Führung). Es gibt immer fähige Menschen, die einen unterstützen können. Den Weg der Veränderung muss man nicht allein gehen. Ein starkes Netzwerk ist entscheidend.

First date with teemer.

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